Di era digital saat ini, sebuah bisnis menghasilkan dan mengelola jumlah dokumen elektronik yang semakin meningkat. Dari faktur hingga kontrak, laporan hingga email, melacak dokumen-dokumen ini bisa menjadi tugas yang menantang. Inilah saatnya Sistem Manajemen Dokumen (DMS) berperan.
Sistem Manajemen Dokumen adalah alat penting bagi bisnis modern untuk mengelola dokumen elektronik secara efisien. DMS adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan bisnis untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola dokumen elektronik dengan efektif. Dengan fitur-fitur seperti penangkapan dokumen, penyimpanan, pengambilan, kontrol versi, kolaborasi, dan keamanan, DMS adalah alat esensial bagi setiap bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas, menyederhanakan operasi, dan memastikan kepatuhan.
Dengan banyaknya opsi yang tersedia, memilih DMS yang tepat bisa menjadi tantangan. Artikel ini akan menjelaskan 10 fitur wajib dalam DMS dan mengapa masing-masing fitur itu penting.
1. Penangkapan dan Pemindaian Dokumen
Penangkapan dan pemindaian dokumen memungkinkan bisnis untuk dengan mudah mengonversi dokumen kertas menjadi format elektronik. Fitur ini penting bagi bisnis yang masih menerima dokumen kertas, karena menghilangkan kebutuhan akan entri data manual, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Solusi DMS seperti FileHold dan M-Files menawarkan fitur ini.
2. Penyimpanan dan Pengorganisasian
Mengorganisir dokumen elektronik dengan cara yang logis dan efisien sangat penting untuk bisnis apa pun. Dengan penyimpanan dan pengorganisasian dokumen, bisnis dapat dengan mudah menemukan dan mengakses dokumen yang dibutuhkan. DMS seperti DocuWare menyediakan pengarsipan otomatis dokumen dalam antarmuka yang ramah pengguna.
3. Kontrol Versi
Kontrol versi memungkinkan bisnis untuk melacak perubahan dan revisi dokumen, mempermudah kolaborasi dengan anggota tim dan menjaga akurasi. DMS seperti SharePoint menawarkan kemampuan kontrol versi.
4. Pengambilan dan Pencarian
Fitur pengambilan dan pencarian dokumen memungkinkan bisnis untuk dengan cepat dan mudah menemukan dokumen yang diperlukan. DMS seperti eFileCabinet menyediakan kemampuan pencarian berdasarkan kata kunci dan metadata.
5. Kolaborasi dan Berbagi
Kemampuan kolaborasi dan berbagi memungkinkan anggota tim untuk bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan dan aman. DMS seperti Box menawarkan fitur ini, dengan pembaruan real-time dan kontrol versi otomatis.
6. Otomatisasi Alur Kerja
Otomatisasi alur kerja memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan proses terkait dokumen dan meningkatkan efisiensi. DMS seperti Laserfiche menyediakan kemampuan otomatisasi untuk proses routing dan persetujuan dokumen.
7. Keamanan dan Kontrol Akses
Fitur keamanan dan kontrol akses memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses dokumen yang sensitif atau rahasia. DMS seperti Alfresco menyediakan fitur keamanan canggih, seperti keamanan tingkat dokumen dan enkripsi.
8. Akses Seluler
Kemampuan akses seluler memungkinkan anggota tim untuk mengakses dokumen saat bepergian, meningkatkan produktivitas dan fleksibilitas. DMS seperti DocStar memungkinkan pengguna mengakses dokumen dari perangkat apa saja, termasuk smartphone dan tablet.
9. Integrasi dengan Sistem Lain
Integrasi dengan sistem lain memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan alur kerja mereka dengan menghubungkan DMS mereka dengan aplikasi perangkat lunak lainnya. DMS seperti OnBase menawarkan integrasi dengan perangkat lunak populer seperti Microsoft Office dan Salesforce.
10. Kustomisasi dan Skalabilitas
Fitur kustomisasi dan skalabilitas memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan DMS mereka dengan kebutuhan spesifik mereka dan dengan mudah berkembang seiring pertumbuhan bisnis. DMS seperti PaperSave menawarkan fitur kustomisasi dan skalabilitas, memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan alur kerja dan beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang berubah.
Sistem Manajemen Dokumen dapat menghemat waktu dan uang berharga bagi bisnis dengan mengotomatisasi alur kerja, meningkatkan keamanan, memperbaiki kolaborasi, dan membuat manajemen dokumen lebih terorganisir. Saat memilih DMS, penting untuk mempertimbangkan fitur mana yang paling penting bagi bisnis Anda dan memilih solusi yang menawarkan fitur-fitur tersebut.
AdeptForms adalah sistem manajemen dokumen yang komprehensif yang menyederhanakan proses pembuatan, berbagi, dan pengelolaan dokumen. Antarmuka yang intuitif, fitur otomatisasi yang kuat, dan langkah-langkah keamanan yang solid menjadikannya solusi ideal untuk bisnis dari segala ukuran. Apakah Anda perlu menyederhanakan alur kerja, meningkatkan kolaborasi antar anggota tim, atau memastikan kepatuhan regulasi, AdeptForms siap membantu. Dengan rencana harga yang fleksibel dan dukungan pelanggan yang luar biasa, AdeptForms adalah pilihan yang sempurna untuk bisnis yang ingin mengoptimalkan proses manajemen dokumen mereka. Hubungi AdeptForms hari ini!